Última actualización: 24/05/2021

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Cuando de contabilidad se trata, la seguridad y una buena organización es lo más importante. Si tuviéramos que describir a la caja registradora en una palabra, “infaltable” sería para muchos, la correcta.

No importa si su comercio es pequeño, mediano o grande, una de las piezas fundamentales a la hora de pensar en él, es esta herramienta capaz de ayudarte a cuidar, organizar y agilizar tus ingresos (y muchos de tus procesos). Esta guía es para arrojar luz sobre tu decisión de compra y ayudarte a conseguir el modelo de caja registradora que mejor se adapte a tus necesidades.




Lo más importante

  • Su nombre nos dice todo. La caja registradora señala y suma automáticamente el importe de las ventas. Con ello se consigue controlar los errores humanos y los robos internos.
  • Estudios aseguran que la caja registradora reduce el tiempo de trabajo y aumenta la recaudación diaria, debido a que todo está automatizado.
  • Es indispensable para cualquier tipo de comercio. De menor o mayor magnitud, con muchos o pocos clientes, es necesario llevar un registro preciso de la mano de una caja registradora.

Las mejores cajas registradoras del mercado: nuestras recomendaciones

Bienvenido a nuestra selección. A continuación, podrás encontrar las cajas registradoras más convenientes para tu comercio, teniendo en cuenta características destacables de cada una de ellas. ¿Nos acompañas?

Guía de compras: Lo que debes saber sobre la caja registradora

Tenemos claro que quieres lo mejor para tu negocio y por eso has llegado hasta aquí. No importa si es un comercio pequeño o una gran empresa, intentarás tener los mejores elementos para que puedas trabajar de la manera más productiva posible.

Un elemento esencial, es la caja registradora. Una herramienta que te permite controlar y administrar de manera correcta el dinero que ingresa a tu negocio. En este artículo compartimos contigo todo lo que debes saber sobre las cajas registradoras.

Estudios aseguran que la caja registradora reduce el tiempo de trabajo y aumenta la recaudación diaria, debido a que todo está automatizado. (Fuente: Joseasreyes: 5895578/ 123rf.com)

¿Para qué sirve la caja registradora?

Tener una caja registradora ayudará de muchas maneras, especialmente para conservar un mejor control de las ganancias de la empresa. Con ella podrás calcular y registrar transacciones comerciales, así como también almacenar el dinero en la caja.

Imprimen un recibo al cliente, brindando seguridad y confianza. Asimismo, una de sus principales funciones es servir de contadora financiera, ya que conserva una copia del recibo para el propietario.

Entonces, con una caja registradora podrás:

  • Registrar las ventas
  • Llevar el control de inventario
  • Usarla para el control fiscal
  • Procesar el pago con tarjeta de crédito al integrar el lector de las mismas
  • Registro de compras de los clientes para utilizar en futuras campañas de marketing

¿Qué ventajas y desventajas tiene la caja registradora?

Este apartado es para comprender mejor la forma en cómo podemos aprovechar una caja registradora. Sobre esto, existen aspectos positivos y otros que no lo son tanto. Por ello, te comentamos qué ventajas y desventajas hallarás en este tipo de artefactos.

Ventajas
  • Precisión
  • Seguridad
  • Seguimiento en las transacciones
  • Aceleración en procesos
  • Imprime recibos y facturas
Desventajas
  • Es necesario capacitación
  • Nivel mínimo de informática
  • Posible fallas en sistema operativo

¿Cómo funciona una caja registradora?

En primer lugar, la caja registradora debe estar enchufada a la corriente, si lo necesita. Aunque, a día de hoy, podemos encontrar modelos que utilizan baterías (para que la caja pueda seguir funcionando en caso de corte de luz).

La caja registradora cuenta con un teclado numérico en donde podremos teclear el importe. Junto a la tecla de apertura de la caja, se abrirá de forma automática y emitirá el ticket. La caja no se abre nunca por sí misma, a no ser que sea tras una venta.

En los modelos más modernos de cajas registradoras, suele incluirse una pistola de escaneo de código de barras. De este modo, cuando pasemos el código de cualquier artículo, aparecerá reflejado el importe. Una función que facilita el trabajo y nos permite poder cobrar varios artículos de manera simultánea.

Además, es posible hacer que la caja se bloquee en caso de que alguien entre a robar y quiera abrir la caja.

Adicionalmente, permite programar funciones como la de realizar descuentos, abonos o anulaciones de venta (siempre presionando la tecla indicada para ello).

Indispensable para cualquier tipo de comercio. De menor o mayor magnitud, con muchos o pocos clientes, es necesario llevar un registro preciso de la mano de una caja registradora. (Fuente: Vaquero: 120099608/ 123rf.com)

¿Cuándo comprar una caja registradora?

Si estás pensando en comenzar un nuevo negocio, una de las primeras cosas en las cuales debes pensar es adquirir una caja registradora. ¿Por qué? Porque será el lugar donde se registrará cada paso de venta que realices, además de ayudarte a simplificar pasos y agilizar los procesos de venta.

También resulta una buena oportunidad cuando quieras remodelar tu comercio, inclinándote por una más moderna, más rápida que la calculadora y más útil. Imagínate tener la oportunidad de utilizar los registros de tus clientes para luego enviarles un correo con los días de rebajas. ¿Suena bien, verdad?

¿Quién puede utilizar una caja registradora?

Cualquier empleado, encargado, dueño o persona capaz de saber utilizar un teléfono móvil, puede utilizar una caja registradora. Por lo general, contienen sistemas muy sencillos y orientativos. Luego de una breve lectura de instrucciones, estarás listo para utilizarla.

Cabe destacar que muchas veces la compra de la caja registradora viene acompañada de un servicio de instalación y programación. Además de dejarla perfectamente ubicada, te ofrecerán toda la ayuda necesaria para comenzar a utilizarla.

Uno de los elementos más importantes a la hora de pensar en tu negocio. (Fuente: Young: 5852003/ 123rf.com)

¿Existe normativa relacionada a una caja registradora?

Sí. Según la ley todos los comercios están obligados a registrar sus movimientos de caja. Además, deberán de conservar la copia de la misma factura simplificada emitida para ellos. ¿Con qué elemento se realiza esta obligación? Con la caja registradora.

Por esto que es muy importante contar con una caja registradora en tu comercio. No solo te facilitará el trabajo, si no que también es a través de ella que realizarás las tareas fiscales obligatorias.

Cualquier tipo de empresa y autónomos, están obligados a expedir una factura y una copia de ésta por la prestación de servicios o manufacturación de productos, que realicen en el desarrollo de su actividad (Artículo 164. Uno. 3.º de la Ley 37/1992).

¿Qué tipos de cajas registradoras hay?

En el mercado se pueden destacar claramente tres tipos de modelos de cajas registradoras que se diferencian por distintas características:

Modelo clásico Modelo digital o táctil Modelo TPV
Complejidad informática Baja Media Un poco alta depende el modelo
Tamaño Mediano Más pequeñas y ligeras Puede separarse por partes, pero en general ocupa gran lugar
Pantalla NO: solo visor de número Táctil o LCD de tamaño mediano Táctil grande o Monitor de PC asociado
Detalles de ticket Simple Simple Más completo
Precio Económicas y duraderas Económica con necesidad de service continuo Más elevado con necesidad de service mensual
Lector de código de barras No
Precio Más económicas Intermedio Un poco más elevado

Criterios de compra

A la hora de abrir un comercio, sabemos que se deben tener en cuenta varios factores. Elegir qué tipo de caja registradora es mejor para el negocio, es uno de ellos. A continuación, encontrará los aspectos más destacados e importantes a saber, para adquirir el modelo que mejor se acople a tu local, generando el máximo rendimiento.

Tipo de comercio

Antes de ayudarte a tomar la decisión acerca de qué caja registradora es mejor para tu negocio, vamos a definir y dejar en claro con qué tipo de comercio cuentas:

  • Pequeño: Menos de 20 empleados (mayoritariamente con menos de 10). Junto con las medianas son el tipo de empresa más numeroso que existe.
  • Mediano: Entre 20 y 200 empleados.
  • Grande: Más de 200 empleados.
Si tengo Debo comprar
Comercio Pequeño Caja registradora tradicional o digital
Comercio Mediano Caja registradora digital o tactil
Comercio Grande Caja registradora con TPV

Sistema de seguridad

Como mencionamos al comienzo, uno de los puntos más importantes es la seguridad de tu dinero y del negocio en general. Esto lo debemos tener en cuenta también a la hora de seleccionar la caja registradora.

  • Llave: Es sistema de seguridad tradicional y el más utilizado antes del gran avance de la tecnología. Las cajas registradoras que cuentan con este sistema solo permiten su apertura mediante llave o cuando se registra una compra. Únicamente el encargado del local o una persona de total confianza es quien cuenta con la llave de la caja para poder abrirla.
  • Digital: Este sistema de seguridad de la caja registradora le ha facilitado la vida a muchos gracias al sistema informático integrado. Es rápido, práctico y seguro. Contiene un sistema digital moderno, en el cual se utilizan contraseñas para el ingreso. Si bien cualquier empleado puede contar con las claves, es recomendable limitarlas solo al encargado de confianza. En cuanto a la estética, da una imagen moderna del comercio.
  • TPV: El "Terminal de punto de venta" contiene el sistema de seguridad más nuevo al día de hoy. La finalidad de un datáfono es realizar esta difícil conexión entre la tienda y el banco de una manera directa, rápida y eficaz. Cuenta con un sistema integrado que evita fraudes y la violación de datos, lo cual podría ser muy perjudicial en su balance final de mes.

Cualquier empleado capacitado puede manejar la caja registradora. (Fuente: Liver: 7k6lKGhQXcQ/ Unsplash.com)

Componentes

¿Cúantas partes puedes llegar a tener en cuenta al comprar una caja registradora?

  • Caja: El dinero, los recibos de tarjetas de crédito y otros documentos se almacenan aquí. Los cajones de efectivo deben ser fuertes, soportando la apertura y el cierre constantes.
  • Pantalla táctil: Una opción moderna que permite a los usuarios interactuar con el ordenador de manera más fácil y rápida. La funcionalidad táctil no solo reemplaza el teclado y el mouse, sino que también ahorra espacio en el mostrador.
  • Teclado: Si eliges un sistema de punto de venta sin pantalla táctil, el teclado servirá como una interfaz principal. Muchos comercios pueden necesitar funciones especiales que solo pueden proporcionar los teclados.
  • Ordenador: Parte importante si pensamos en una caja registradora digital. Es el componente que ejecuta el software. Puede tener un sistema operativo estándar, ejecutando la máquina o puede venir cargado con software propietario del proveedor.
  • Impresora de recibos: Elemento necesario para imprimir un registro de la transacción para el cliente y también para la tienda. Ayuda al control de los ingresos.

Relación Calidad-Precio

El coste de una caja registradora va a depender de su tamaño, modelo, funciones y accesorios. Puedes encontrar cajas registradoras clásicas económicas o modelos con tecnología avanzada más costosas.

  • Caja registradora clásica: Pueden adquirirse entre 150€ y 250€. La más básica para pequeños comercios y bares. No es necesario coste de actualización de software periódica. Su vida útil suele ser unos 10 años.
  • Caja registradora táctil: Suelen venir ensambladas de tal forma que queda todo en una sola pieza y puedes empezar a trabajar al momento. Te lo dan todo hecho por un precio entre 200€ y 400€. Sin embargo, está ensamblada de tal forma que, si algo se estropea, dependes de la empresa que instaló todo. Este servicio puede tener un costo elevado, dependiendo del problema. Su vida útil suele ser de unos 5 años.
  • Caja registradora con TPV: Necesitas un ordenador, el software y conexión a internet. Si vamos por lo más económico, incluyendo todos los componentes, puede tener un precio entre 400€ y 500€.

En el caso de que ya tengas ordenador, el coste se reduce a la impresora, al cajón y al escáner. Debes tener en cuenta el costo del software, que suele ser mensual debido a que el soporte y las actualizaciones son muy importantes. La vida útil de esta podría ser de entre 8 y 12 años.

Resumen

Como vimos, la caja registradora es uno de los puntos más importantes a la hora de pensar en abrir o remodelar tu negocio, independientemente de cuál elijas. Será la encargada de registrar todos los movimientos financieros, dar una buena organización a tus ventas y facilitar y agilizar el proceso con el cliente. Asimismo emitir tickets y facturas para obligaciones fiscales, entre otras.

Dueños y empleados de diferentes comercios han confirmado que luego de adquirir la caja registradora más acorde a su negocio, ha aumentado el bienestar a la hora de trabajar con un alto volúmen. Esto se debe a que ya pueden realizar las tareas diarias con más velocidad y precisión. ¿Ya elegiste la tuya en el apartado de recomendaciones?

Si te ha gustado nuestra guía, comparte con tus amigos y allegados en redes las distintas sociales. ¡Hasta pronto!

(Fuente de la imagen destacada: Popov: 13896151/ 123rf.com)

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